Secretariado
Arquivo e gestão documental
175€ + IVA (Presencial)
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Ref.: 37 - Arquivo e gestão documental
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Descrição
Destinatários
Itinerário Programático
Metodologia
Descrição
Com o surgimento de novos conceitos e estratégias organizacionais, gerir eficazmente a informação é fator diferencial de sucesso. A forma eficaz como é possível, atualmente, organizar a informação, permite a sua recuperação e preservação, caraterísticas que se revelam necessárias à produtividade organizacional, visto ser mais simples localizar informações pretendidas. Assim, a formação de Arquivo e Gestão Documental tem como intuito consciencializar para a importância da gestão documental, bem como dar a conhecer as técnicas d organização de um arquivo, de forma a facilitar o acesso e aprender as duas formas de suporte de arquivo.
Destinatários
Assistentes de gestão, relações públicas, secretários(as) e rececionistas.
Itinerário Programático
RECONHECER A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DOCUMENTAL
- Enquadramento e conceitos básicos sobre a gestão documental
- Regras de manutenção e disponibilização dos documentos
- A pertinência na elaboração de um manual de arquivo
ORGANIZAR E GERIR O ARQUIVO COM EFICÁCIA
- Conhecer os critérios de eficácia da organização de um arquivo
- Escolher o método adequado em função da área de atuação
- Conhecer os circuitos documentais e controlar o movimento dos documentos
- Coordenação de fluxos de acordo com o conceito das três idades: ativa, semi-ativa e inativa – prazos de conservação legais e funcionais
- Determinar o método de classificação mais adequado às necessidades:
- Os métodos básicos: alfabético e numérico;
- Os métodos derivados: decimal, centesimal, alfanumérico, alfadecimal, codificações diversas;
- A classificação por assunto
- A acessibilidade do arquivo: o plano de arquivo e as responsabilidades dos seus utilizadores
ESCOLHER OS SUPORTES DE ARQUIVO
- A informação em suporte de papel: organização, sinalização e material correspondente
- A informação em suporte digital: microfilmes, suportes magnéticos, microinformática
Metodologia
Presencial (7 Horas)
Pedagogia ativa, fazendo recurso a exercícios práticos e análise de situações concretas apresentadas pelos participantes.